Vernetzung von Software und Daten für eine effizientere Unternehmens Landschaft

Wer als Unternehmen in Österreich schneller und flexibler auf Marktveränderungen reagieren will, kann sich auf eine Partnerschaft verlassen, die auf die landesspezifischen Besonderheiten und IT-Herausforderungen zugeschnitten ist.

Der IT-Dienstleister AmberTech Solutions ist hauptsächlich in den Feldern Softwareentwicklung, Beratung und Integration unterwegs, insbesondere rund um Atlassian-Tools oder Kostenoptimierungstools für Azure. Als erster Partner von Frends in Österreich, fokussiert AmberTech Solutionsdarauf, Datenflüsse und Geschäftsprozesse von Kunden zu modellieren, deren Unternehmensprozesse transparenter zu machen und dieFlexibilität zu erhöhen.

Frends bietet eine integrierte Plattform, die Daten aus einer Vielzahl von Systemen wie ERP, CRM oder IoT-Devices miteinander verknüpft und so einen echten Mehrwert für Unternehmen schafft. Die Lösung verbindet bis dato isolierte Datensilos und ermöglicht auf Basis dieser Daten, Prozesse zu optimieren und neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Der Clou: Durch den Einsatz von Low- und No-Code können auch Fachbereiche ohne IT-Kenntnisse Schnittstellen verwenden und Datenflüsse und Prozesse zwischen bestehenden Anwendungen modellieren.

Die Partnerschaft mit AmberTech Solutions startete direkt mit einem erfolgreichen Projekt. „Wir haben zusammen mit dem „DocumentExtractor“ sogar ein Produkt entwickelt, dass wir künftig auch bei anderen Kunden einsetzen können“, sagt Christian Kienzl, Mitgründer und Geschäftsführer von AmberTech Solutions, der als Maschinenbauingenieur immer im Feld der IT gearbeitet hat, unter anderem bei Sony, KTM, einem Bundesinstitut und einem Energieanbieter in Salzburg.

Christian Kienzl: „Der Prozess, eine Küche zu konfigurieren und zu bestellen, scheint einfach zu sein, ist aber durchaus komplex. Mit dem Tool auf Frends-Basis und zusätzlich mit KI können wir den Inhalt des Dokuments in 15 bis 30 Sekunden bereitstellen. Es ist dann mit ein wenig Nacharbeit nach einer halben Stunde fertig im Zielsystem eingepflegt.“

Der Document Extractor sei in der Lage, die Daten aus jedem Bestellsystem so auszulesen, dass sie in jedes Zielsystem passenwürden, so Kienzl: „Es macht die Kunden deutlich flexibler. Jeder Prozess ist anders. Die Kunden sind meist in Lösungen gefangen, bei denen Sie auf die Roadmap der Hersteller hoffen müssen, um an neue Features zu kommen. Durch geschicktes Verbinden von Daten und Software spart man bares Geld für neue Software.“

Auf Basis der iPaaS-Plattform von Frends kann AmberTech Solutions Integrationslösungen anbieten, die skalierbar und kosteneffizient sind. Die Lizenzkosten beginnen bei nur 950 Euro pro Monat, sodass Unternehmen jeder Größe von dieser leistungsstarken Plattform profitieren.

Im Interview erklärt Christian Kienzl, wie Unternehmen durch die Nutzung der Frends-Plattform agiler werden, Kosten senken und ihre Geschäftsabläufe verbessern.

Christian, ihr habt euer erstes Kundenprojekt mit Frends umgesetzt.Worum ging es bei diesem Projekt?

Christian Kienzl: Wir haben nicht nur ein Projekt erfolgreich umgesetzt,sondern daraus mit dem „Document Extractor“ ein Produkt entwickelt, dass wir künftig auch bei anderen Kunden einsetzen können. Der Document Extractor kann in der Kombination mit Frends, Daten inbeliebigen Dokumentenformaten erkennen und auslesen und die Datenfür die Weiterverarbeitung in anderen Anwendungen wie ERP- oder CRM-Software bereitstellen.

Kannst Du das an einem konkreten Beispiel erklären?  

Christian Kienzl: Bei dem ersten Kunden, bei dem wir Frends im Projekt eingesetzt haben, geht es um Bestellungen eines Küchenherstellers. Der Prozess, eine Küche zu konfigurieren und zu bestellen, scheint einfach zu sein, ist aber durchaus komplex. Das liegt daran, dass die Möbel- und Küchenhändler verschiedenste Software nutzen, mit der die Bestellung eines Kunden erfasst wird. Der Küchenhersteller, der die Küche nach den Bestellvorgaben baut, hat aber nicht zu jedem dieser Systeme eine passende Schnittstelle und kann damit nicht jede Bestellung digital einlesen und weiterverarbeiten. Das macht den Bestellprozess kompliziertund langsam, da jede Bestellung anders aussieht und händisch nachbearbeitet werden muss.

Der Küchenhersteller, muss aber wissen, wer bestellt hat, in welchen Varianten, wie viel Stück von einer Position, welche Maße die Küche hat, ob es Sonderformate gibt und Vieles mehr. Eine Küchenbestellung hat daher oft einen Umfang von bis zu 100 Einzelpositionen. Das händische Erfassen der Bestellung kostet also Zeit und ist fehleranfällig.

Und eine solche Bestellung wird nicht automatisch in das System des Küchenbauers übernommen?

Christian Kienzl: Unser Kunde hat zuvor tatsächlich Bestellungenabgetippt. Das hat je nach Länge der Bestellung bis zu drei Stunden gedauert. Mit unserem Tool auf Frends-Basis und zusätzlich mit KI können wir den Inhalt des Dokuments in 15 bis 30 Sekunden bereitstellen. Es ist dann mit ein wenig Nacharbeit nach einer halben Stunde fertig im Zielsystem eingepflegt. An der Digitalisierung des zweiten Teils arbeiten wir bereits. Und das passiert im Hintergrund, nachdem der Endkunde alles bestellt hat. Der Document Extractor übersetzt also Bestellungen im PDF-Format, für die es keine digitale Datei gibt, die direkt im EDI-Format importiert werden kann, in jedes gewünschte Format des Küchenherstellers.

Wie lassen sich die Daten aus den unterschiedlich aufgebauten PDF-Dateien extrahieren und eindeutig den Feldern des Zielsystem zuordnen?

Christian Kienzl: Das von uns mit Frends erstellte Tool schafft es, die Bestellung für jede Software beim Küchenbauer zu übersetzen. Dabei sieht jede Bestellung anders aus. Neben den Kerndaten wie Adresse, Bestellnummer oder Datum gibt es die Variantendaten, also zum Beispiel die einzelnen Küchenelemente. Und diese Informationen werden je nach Bestellsystem in verschiedensten Formaten dargestellt. Und diese Varianz macht es dem Küchenbauer so schwer, die Bestellungen im Digitalformat automatisch ins eigene System zu übernehmen, zum Beispiel in das ERP, das CRM oder in produktionsnahe Software. Der Document Extractor ist aber in der Lage, die Daten aus jedem Bestellsystem so auszulesen, dass sie in jedes Zielsystem passen.  

 Und wo steckt jetzt Frends in der Lösung?

Christian Kienzl: Frends ist der Prozess um das Ganze herum. Das heißt, Frends bewegt Daten, die der Dokcument Extractor aus dem PDF ermittelt, bereitet die Daten auf, übersetzt ins gewünschte Endformat und legt die Bestellung ab, der Kunde kann dann damit digital weiterarbeiten.

 Der Wunsch des Kunden war es, dass bestimmte Felder vorhanden sein müssen. Dies dient der Stabilität des anschließenden Prozesses. So sind Felder wie Kundennummer, Wunschlieferdatum, Serie, Sockelleiste und weitere verpflichtend. Mit unserem Prozess in Frends evaluieren wir das Ergebnis aus dem Document Extractor und legen bei Bedarf dem Sachbearbeiter die Bestellung zur Prüfung vor. Der Sachbearbeiter hat die Möglichkeit bequem in einer Weboberfläche die fehlenden Angaben zu ergänzen und die Bestellung anschließend weiter zu verarbeiten.

 Und an welcher Stelle kommt KI ins Spiel?

Christian Kienzl: Mit KI kommt zusätzlicher Schwung in das Tool. Früher hat man definiert, wo genau welche Informationen auf einer Bestellung stehen. Zwei Zentimeter von oben und drei Zentimeter weiter links. Wenn die Information aber woanders stand, hat man es nicht mehr gefunden. Mit klassischen OCR-Lösungen treibt dich das in den Wahnsinn, aber mit KI können wir Blöcke einlesen und die KI analysiert die Blöcke, sucht kontextbezogene Elemente. Teilen wir der KI mit, welches Feld wir suchen, ist die KI in der Lage dieses Kontextbezogen dies in dem Dokument zu finden. Und das macht den großen Unterschied.

Habt ihr dafür KI-Agenten entwickelt?

Christian Kienzl: Momentan sind es zwei Agenten. Der erste Agent erkennt die Inhalte. Der zweite Agent kümmert sich zum Beispiel um die Aufteilung der Konfiguration. Aber wir könnten jederzeit Agenten dazu entwickeln, um vielleicht Bestellnummern mit anderen Systemen abzugleichen. Zum Beispiel: Gibt es eine Serie aktuell überhaupt noch? Kann ein bestimmtes Teil überhaupt noch bestellt werden?

Das Erstellen von Schnittstellen oder Mikroservices braucht immer Programmier-Know-how. Wie sieht das bei Frends aus?

Christian Kienzl: Die Stärke ist, dass wir einen technischen Prozess grafisch abbilden können. Normalerweise würde jemand solche Prozesse programmieren. Die Lösung müsste dann getestet werden, ob sie funktioniert und ob sie richtig funktioniert. Und das für jede neue Schnittstelle, was lange dauern kann.

Mit Frends können wir dagegen einen Prozess mit vorgefertigten Bausteinen am Bildschirm zeichnen und zusammenbauen, Das heißt er ist auch für Nicht-Techniker gut nachvollziehbar. Wir können die Dokumentation dazu schreiben, Elemente mit Informationen hinterlegen und beim Validieren sehe ich sofort, ob der Prozess durchläuft, alles passt oder nicht.

ihr habt das erste Projekt für einen Küchenhersteller durchgeführt.Das Tool ist aber doch wahrscheinlich für jedes komplexere Bestellverfahren geeignet?

Christian Kienzl: Wir setzen das gerade mit einem Fleece-Händler um, derLieferscheine aus der ganzen Welt bekommt. Diese Lieferscheine sind sehr unübersichtlich und der nächste Schritt ist, dass wir jetzt diese Lieferscheine auslesen, sogenannte Speditionsrechnungen. Zusätzlich soll unsere Lösung, Daten direkt mit dem ERP-System abgleichen. Zumeinen lesen wir die Informationen der PDF-Dateien ein und zum anderen berechnen wir Werte und tauschen diese mit dem ERP-System über Frends aus.

Welche Vorteile haben Unternehmen noch, wenn sie den DocumentExtractor einsetzen?

Christian Kienzl: Es macht die Kunden deutlich flexibler. Jeder Prozess ist anders. Die Kunden sind meist in Lösungen gefangen, bei denen Sie auf die Roadmap der Hersteller hoffen müssen, um an neue Features zu kommen. Durch geschicktes Verbinden von Daten und Software spart man bares Geld für neue Software. Und was noch dazu kommt, wenn man Schnittstellen ansonst programmiert: Sie müssen gewartet werden. Mit Frends lassen sich dagegen die Maintenance-Kosten massiv senken. Und man musst nicht immer wieder neue Konnektoren schreiben, sondern man verbindet Software einmalig über Frends zur neuen Software und nicht mehrmals.