Das 10-köpfige IT-Team bei Arvos Ljungström hat mit Unterstützung von Frends in nur 21 Manntagen sechs ERP-Systeme in einem zentralen Warehouse integriert. Die technische Umsetzung ist abgeschlossen, die Anwenderschulungen laufen.
Seit rund 100 Jahren verringern innovative, thermische Lösungen von Arvos Ljungström den Energieverbrauch in der Industrie. Mit den Lösungen können Unternehmen Wärme aus Abgassystemen rückgewinnen und wiederverwerten – und damit auch die Umweltbelastung reduzieren.
Trotz der innovativen Stärke der mechanischen Lösungen von Arvos Ljungström, fehlte dem Unternehmen selbst im digitalen Bereich eine Transformation. Mit Niederlassungen in fünf Ländern, dem Einsatz mehrerer ERP-Systeme und über 1.200 globalen IT-Lösungen stand das 10-köpfige IT-Team daher vor einer gewaltigen Herausforderung: Wie lassen sich das unternehmensübergreifende Reporting vereinheitlichen, Datenzugriffe beschleunigen und Innovationen weiter vorantreiben, ohne den Ressourcenverbrauch zu erhöhen?
Der Ausgangspunkt: Eine neue Ära der IT
Als Cengiz Altun vor sechs Jahren als CIO zu Arvos Ljungström kam, war die IT des global tätigen Unternehmens von Fragmentierung geprägt. Mehr als 1.200 IT-Systemen, darunter ERP, HR oder Teams, an Standorten in Deutschland, China, den USA und Indien, fehlte es an zentraler Transparenz.
„Alles war isoliert. Es gab unterschiedliche ERP-Systeme, viele Datensilos und eine unklare Integrationsstrategie“, erinnert sich Uçkan. „Wir mussten uns daher dringend in Richtung Automatisierung, Transparenz und vor allem Sicherheit bewegen.“
Der CEO startete daher eine Restrukturierung der IT-Infrastruktur, mit dem Fokus auf Automatisierung und Sicherheit. Damit änderte sich auch die Rolle der IT von Arvos Ljungström: Statt nur eine Kostenstelle zu sein, entwickelte sich die IT zu einem wichtigen Faktor für die weitere Geschäftsentwicklung.
Heute überwacht das gleiche 10-köpfige Team effizient alle globalen Systeme des Unternehmens und beweist, dass nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter, sondern auch eine intelligente Integration der UT-Systeme die Agilität fördert.
„Wir managen weltweit mit nur 10 Mitarbeitern rund 1.200 IT-Systeme. Darauf sind wir stolz – um das zu schaffen, mussten wir intelligent automatisieren.“ – Cengiz Altun, CIO, Arvos Ljungström
Das Projekt: Von ERP-Silos zu einem einheitlichen Data Warehouse
Der Wendepunkt kam mit der Entscheidung, die weltweit verstreuten Daten aus den 6 verschiedenen ERP-Systemen in einem harmonisierten Datenpool zu zentralisieren.
Mithilfe der Low-Code- und Business Process Model and Notation (BPMN)-basierten Schnittstellen von Frends gelang es dem Team, alle sechs ERP-Systeme erfolgreich in einem einheitlichen Data Warehouse zu verbinden. Der Ansatz war einfach, aber wirkungsvoll: Mit Drag-and-Drop-Orchestrierung und einer umfassenden Transparenz und Wiederverwendbarkeit, die sich über Workflows und Geschäftslogik hinweg skalieren ließ.
„Das Besondere war, wie intuitiv alles zu bedienen war“, sagt Cengiz Altun. „Man muss kein Entwickler sein, um die Integrationen zwischen den Systemen zu erstellen. Man sieht einfach alles auf einen Blick: Prozesse, Sonderfälle, Erfolgsquoten.”
Der größte Vorteil: Da das IT-Team die Infrastruktur „nur“ mit einer intelligenten Automatisierungsschicht ergänzt hat, kann Arvo die vorhandenen Systeme weiter nutzen und konnte den disruptiven, aufwändigen Austausch der vorhandenen Plattformen vermeiden. Stattdessen wurde dort Mehrwert geschaffen, wo es am wichtigsten war: bei Datenverfügbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Kontrolle.
„Wir mussten keine neue Plattform einführen. Wir brauchten nur den richtigen Partner, um Automatisierung, Geschwindigkeit und Sicherheit in unsere Kernsysteme zu bringen. Das war Frends.“ – Cengiz Altun, CIO, Arvos Ljungström
Die Ergebnisse: Von Engpässen zu Durchbrüchen
Die Restrukturierung hat die Transformation von Arvos beschleunigt. Erste Ergebnisse zeigen, dass die Effizienz deutlich steigen wird, sobald die komplette Lösung unternehmensweit live gegangen ist.
Interne Berichtsprozesse, deren manuelle Erstellung bisher viel Zeit in Anspruch nahm, werden jetzt automatisiert erstellt. Damit steigt nicht nur die Geschwindigkeit, sondern auch die Zuverlässigkeit und Qualität der Reports.
Teams, die bisher durch repetitive Berichtsaufgaben ausgebremst waren, haben jetzt Zeit, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
War die Finanzabteilung zuvor mit wiederkehrenden, operativen Aufgaben überlastet, konnte sie sich endlich strategischen Initiativen widmen – zum Beispiel den Produktinnovationen in den Bereichen Kohlenstoffabscheidung und Offshore-Windtechnologien.
„Der Unterschied ist immanent. Mussten Teams früher immer wieder Projekte verschieben, haben sie jetzt wieder Zeit für Innovationen. Wir haben dadurch nicht nur an Effizienz gewonnen, sondern auch an Kreativität.“ – Cengiz Altun, CIO, Arvos Ljungström
Frends hat dabei auch geholfen, schlankere Prozesse einzuführen. Die Motivation und Zufriedenheit der Teams sind heute höher. Dazu hat auch beigetragen, dass entgegen der Befürchtung der Mitarbeiter, das Projekt zu keinem Personalabbau geführt hat. Und die Rolle der IT hat sich verändert: Sie ist heute ein wichtiger Erfolgsfaktor für Arvos und nicht mehr nur eine notwendige IT-Aufgabe ohne Einfluss auf das Geschäft.
Warum Frends und keiner der Branchenriesen?
Arvos Ljungström hat sich nicht zufällig für Frends entschieden. Tatsächlich hat der CIO Cengiz Altun vor dem Projektstart größere Anbieter und Integrationssuiten evaluiert.
Das Ergebnis: „Andere Anbieter wirkten zu distanziert. Es war schwierig, durch die verschiedenen Vertriebsebenen zu gelangen, bevor man einen technischen Ansprechpartner erreichte. Das funktioniert für uns einfach nicht“, erklärt Cengiz Altun.
Im Vergleich dazu präsentierte Frends nicht nur ein leistungsstarkes iPaaS, sondern auch ein Team, das sich von Beginn an als Teil von Arvos fühlte.
„Für mich war es wichtig zu wissen, wer hinter der Plattform steht. Nicht nur die Technologie, sondern auch die Menschen, denen ich vertrauen kann. Bei Frends hatten wir direkten Zugang zu Experten, bekamen schnelle Antworten und das Gefühl, dass sie sich um uns kümmern.“
Dieses Vertrauen führte zu einem schnellen Start und einer langfristigen Zusammenarbeit. Für Cengiz und sein Team bildet die Partnerschaft mit Frends eine neue Art der Zusammenarbeit im Bereich Automatisierung.
Ausblick: ERP, ESG und KI-ready
Nach sechs erfolgreich integrierten ERP-Systemen, die automatisierte Arbeitsabläufe unterstützen, plant Arvos Ljungström bereits den nächsten Schritt: die Einbindung von KI in alle Geschäftsprozesse.
Die Roadmap umfasst die sprachgesteuerte Berichterstellung für Führungskräfte, die Nutzung von KI zur Abfrage von Geschäftsdaten auf Abruf und die Einbindung intelligenter Agenten in die Arbeitsabläufe.
„Dank Frends können wir jetzt auch KI einsetzen. Unsere Daten sind vereinheitlicht, sicher und verwertbar, sodass wir nach Abschluss der Schulungen gut für KI gerüstet sind. Das öffnet die Tür zu einer neuen Form von Geschäftsagilität.“ – Cengiz Altun, CIO, Arvos Ljungström
Arvos will zudem weitere Altsysteme und seine ESG-Plattform in das zentrale Warehouse integrieren, um die Transparenz hinsichtlich Compliance und Nachhaltigkeit weiter zu verbessern.
Das übergeordnete Ziel ist es, datengestützte Entscheidungen in allen Bereichen – Personalwesen, Finanzen, Nachhaltigkeit, Logistik – mit möglichst geringen manuellen Eingriffen zu ermöglichen.
„Durch die Automatisierung können wir uns von der Brandbekämpfung zur Zukunftsplanung bewegen. Mit Frends integrieren wir nicht nur. Wir entwickeln uns weiter.“ – Cengiz Altun, CIO, Arvos Ljungström
Die Highlight in Kürze
Arvos Ljungström ist der Beweis dafür, dass komplexe, globale Integrationen mit der richtigen Plattform und den richtigen Mitarbeitern nicht langsam oder mühsam sein müssen.
Mit einer mutigen Vision hat ein kleines Team etwas erreicht, was viele für unmöglich gehalten hätten.
Frends hat die Integrationsherausforderungen von Arvos in einen operativen Vorteil für das Unternehmen verwandelt: schnell, skalierbar und sicher.
- 27 Prozesse in 6 ERPs in nur 21 MWDs automatisiert
- Einheitliches Data Warehouse für Echtzeit-Berichte und -Analysen
- IT-Team mit nur 10 Mitarbeitern verwaltet weltweit über 1.200 Systeme
- Strategische Kapazitäten in Finanz- und Geschäftsteams freigesetzt
- KI ist nun Realität und keine Vision mehr