Die Gemeinde Sundbyberg nutzt Frends iPaaS für mehr Transparenz, Effizienz und Kontrolle über ihre Integrationen.
Ziele
Die Gemeinde Sundbyberg liegt im Landkreis Stockholm im östlichen Zentrum Schwedens, nördlich der Hauptstadt Stockholm. Die Gemeinde hatte das Ziel, ihre Integrationen besser unter Kontrolle zu bringen und mehr Transparenz und Übersicht über ihre Systeme und Prozesse zu schaffen.
Mit der Integrationsplattform von Frends kann die Gemeinde nun direkt auf das Integrationssystem zugreifen und Aufgaben, die zuvor unmöglich waren, direkt selbst ausführen. Dadurch konnte sie ihr Fachwissen deutlich erweitern und alle Beteiligten sparen Zeit und Geld. Von großem Vorteil für die Gemeinde waren die von Frends vorgefertigten Templates für Integrationsprozesse, die sich auch sehr einfach replizieren ließen.
„Frends stellte uns die iPaaS-Lösung zunächst testweise zur Verfügung, was sehr hilfreich war. Sie zeigten uns auch zwei verschiedene Integrations-Use-Cases, die sie lösen und die wir sofort in unserer Produktion implementieren konnten", sagt Richard Nergell, IT-Betriebsleiter bei der Gemeinde Sundbyberg.
„Die Frends-Plattform ist unkompliziert, reibungslos und flexibel in der Anwendung. Auch wenn es derzeit noch Zeit kostet, Integrationen auf Frends umzustellen, wissen wir, dass sich dies langfristig für uns auszahlen wird.“
Richard Nergell, IT Operations Manager bei Sundbyberg Municipality
Herausforderungen bei der Integration
Die Gemeinde benötigt mehrere Softwaresysteme, um den Anforderungen ihrer Mitarbeiter und Einwohner gerecht zu werden. Die Integrationen zwischen diesen Systemen zu harmonisieren, ist jedoch nicht einfach. Vor der Einführung von Frends iPaaS arbeitete die Gemeinde Sundbyberg mit einem Anbieter zusammen, der sie zwar dabei unterstützte, jedoch weder Transparenz noch Sichtbarkeit in Bezug auf das Integrationssystem bot.
Die Prozesse waren zudem langsam, teuer und ressourcenintensiv. Sundbyberg musste direkte Punkt-zu-Punkt-Integrationen zwischen verschiedenen Systemen erstellen – was schließlich zu der Erkenntnis führte, dass eine Integrations-Plattform-as-a-Service-Lösung bessere Dienste leisten würde. Frends iPaaS erfüllt diese Anforderungen.
Ergebnisse
Derzeit verfügt die Gemeinde Sundbyberg über zwei große Systeme, auf denen die meisten Integrationen basieren: eines für das Schulsystem und eines für das Personal und die Verwaltung der Gemeinde. Die erste große Aufgabe für Frends von Sundbyberg war die Integration von Google in das Schulsystem. Lars Petersson, IT-Infrastrukturarchitekt bei der Gemeinde Sundbyberg, erklärt:
„Früher mussten wir alle Schülerdaten über unser AD (Active Directory) abrufen und manuell aus einem System extrahieren, Konten erstellen und mit Google integrieren. Heute übernimmt Frends all das für uns. Wir können wir die Aktualität und die Genauigkeit der Daten proaktiv sicherstellen. Wir haben nicht nur 5000 bis 6000 Konten gelöscht, sondern gleichzeitig viel Geld und Ressourcen für die Verwaltung der Konten gespart.“
Ein wesentlicher Unterschied zwischen der bisherigen Integrationslösung von Sundbyberg und der aktuellen Frends iPaaS ist die Fehlermeldungsfunktion: Sobald etwas nicht wie vorgesehen funktioniert, löst das System einen Alarm aus und sendet eine Nachricht mit Informationen an unser Team, Richard und Lars, die dann schnell reagieren können. Das Team von Sundbyberg war zudem begeistert davon, wie einfach es war, die Frends-Plattform zu erlernen und zu nutzen:
„Auch wenn wir keine Spezialisten für Frends sind, haben wir dennoch Zugriff auf das System und können einfache Aufgaben ausführen. Das Prozessmanagement ist leicht verständlich, man sieht schnell, was man tut, sodass wir selbst mehr lernen und verschiedene Dinge ausprobieren können. Die Frends-Plattform verfügt über drei verschiedene Umgebungen – Entwicklung, Test und Produktion –, die ebenfalls hilfreich sind, da es mühelos und reibungslos ist, etwas zu erstellen und dann zu testen“, sagt Lars und fährt fort:
„Für uns ist es außerdem entscheidend, dass die Plattform DSGVO-konform ist, wie es bei Frends der Fall ist. Wir möchten unsere Daten nicht außerhalb Schwedens speichern, daher ist es sehr gut, dass die Agenten hier vor Ort sind. Und das nicht nur aus Sicht der IT-Sicherheit. Es vereinfacht auch den Prozess der Datenübermittlung an andere Systeme, wenn wir die Daten intern statt irgendwo in der Cloud haben.“
Pläne für die Zukunft
Die Gemeinde Sundbyberg ist noch dabei, alte Integrationen aus ihren bisherigen Systemen zu löschen. Einige wurden jedoch bereits übertragen, alle neuen Integrationen werden über Frends laufen.
„Letztendlich möchten wir dies selbst betreiben. Aber wir sind noch nicht ganz so weit, und in der Zwischenzeit ist Frends eine große Hilfe. Wir werden deren Support für alle zukünftigen Integrationen nutzen. Im Gegensatz zu vielen anderen Plattformen muss man bei Frends nicht pro Integration oder API-Aufruf bezahlen. Stattdessen zahlen wir monatlich pro Plattform, wobei unsere Integrationen inbegriffen sind, was für die Budgetplanung sehr nützlich ist“, sagt Richard und fährt fort:
"Wir haben bisher nur einen kleinen Teil dessen gesehen, was Frends zu bieten hat. Es gibt viele weitere spannende Funktionen, wie beispielsweise RPA-Technologien (Robotic Process Automation), die wir noch nicht erkundet haben, die aber für die Zukunft sicherlich interessant sind."
Mit Frends hat die Gemeinde Sundbyberg Folgendes erreicht:
- die Automatisierung von Prozessen
- die Kontrolle über alle migrierten Integrationen
- weniger Zeit und Kosten bei der Konto- und Datensatzverwaltung