KI in Geschäftsprozessen: Chancen, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

Die Nachfrage nach Künstlicher Intelligenz (KI) nimmt stetig zu, und immer mehr Unternehmen wollen KI-Systeme in ihre Geschäftsprozesse integrieren. Doch bevor diese Technologie effektiv eingesetzt werden kann, müssen einige grundlegende Fragen geklärt werden. Welche Voraussetzungen sind nötig? Wie kann man bestehende Prozesse optimieren, um nachhaltigen Mehrwert zu schaffen? Und wo liegen die größten Potenziale für schnelle Erfolge?

KI-Einsatz in der Praxis: Zwei typische Anwendungsfälle

Ein hervorragender Ausgangspunkt für den KI-Einsatz in Unternehmen sind Prozesse wie der Bestelleingang und das Lead Scoring im Vertrieb. Viele kleine und mittelständische Unternehmen erhalten Bestellungen in unstrukturierten Formaten, wie PDF-Dateien, die manuell bearbeitet werden müssen. Hier kann KI genutzt werden, um Bestellungen automatisch auszulesen, sie korrekt zuzuordnen und in Systeme wie CRM oder ERP zu integrieren. Ein solcher Anwendungsfall wurde erfolgreich bei einem unserer Kunden umgesetzt und führte zu einer drastischen Effizienzsteigerung.

Auch im Vertrieb bietet KI große Vorteile. Lead Scoring, also die Priorisierung und Bewertung potenzieller Kunden, ist ein Bereich, in dem KI-Vertriebsteams unterstützt, effizienter zu arbeiten und letztlich den Umsatz zu steigern. Doch bevor KI solche Aufgaben übernehmen kann, muss das Unternehmen sicherstellen, dass die zugrunde liegenden Daten konsistent und qualitativ hochwertig sind.

Prozessanalyse und -optimierung als Grundlage

Bevor Unternehmen eine KI-Lösung implementieren, müssen sie ihre aktuellen Prozesse genau analysieren. Es ist entscheidend, den Ist-Zustand zu verstehen und zu prüfen, ob dieser bereit für KI ist. Wenn Leads beispielsweise auf Notizblöcken oder in Excel-Tabellen festgehalten werden, muss der Prozess zunächst digitalisiert werden, bevor KI zum Einsatz kommen kann.

Es gibt vier Stufen, die Unternehmen beim Einführen von KI betrachten sollten

• Ist-Zustand: Der aktuelle Prozess ohne KI.
• Ist-Zustand plus KI: Wie könnte der aktuelle Prozess mit KI aussehen?
• Zukünftiger optimierter Prozess: Ein optimierter Prozess ohne KI.
• Zukünftiger optimierter Prozess mit KI: Der endgültige, verbesserte Prozess, der durch KI unterstützt wird.

Unternehmen sollten sich überlegen, auf welcher Stufe sie sich befinden und wohin sie wollen. Oft stellt sich die Frage, ob bestehende Systeme, wie CRM- oder ERP-Systeme, bereits ausreichend integriert sind oder ob zusätzliche Tools erforderlich sind, um eine KI sinnvoll einzusetzen.

Technische und personelle Herausforderungen

Neben der Analyse und Optimierung von Prozessen müssen Unternehmen auch ihre technischen und personellen Kapazitäten prüfen. Verfügen sie über das notwendige Know-how und die Ressourcen, um KI-Projekte erfolgreich umzusetzen? Gerade in kleineren Unternehmen mit begrenzten IT-Teams kann es sinnvoll sein, externe Unterstützung oder spezielle Tools hinzuzuziehen, um die Integration und Automatisierung zu erleichtern.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Datenqualität. Ohne qualitativ hochwertige Daten kann keine KI-Lösung zufriedenstellende Ergebnisse liefern. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Daten konsistent sind und aus einer verlässlichen Quelle stammen. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, dass asynchrone Datensätze in CRM- und ERP-Systemen zunächst harmonisiert werden mussten, bevor die Daten für KI-Prozesse genutzt werden konnten.

Erfolgreiche KI-Implementierung: Ein Praxisbeispiel

Ein erfolgreicher KI-Einsatz beginnt mit einer sauberen Datenbasis und einer klaren Strukturierung der Prozesse. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen erhielt Bestellungen in Form von PDFs, die unterschiedlich strukturiert und schwer maschinenlesbar waren. Der manuelle Aufwand zur Verarbeitung dieser Bestellungen war enorm. Durch die Implementierung einer OCR-Lösung, kombiniert mit einem Large Language Model (LLM), konnten die Bestelldaten automatisch erfasst und verarbeitet werden. Der Output wurde in das Bestellsystem integriert, wodurch der manuelle Arbeitsaufwand um bis zu 90% reduziert wurde.

Fazit: KI erfordert gründliche Vorbereitung

Die Einführung von KI in Geschäftsprozesse bietet enormes Potenzial, erfordert jedoch eine gründliche Vorbereitung. Unternehmen müssen ihre Prozesse analysieren, die Datenqualität sicherstellen und technische wie personelle Voraussetzungen schaffen, um KI erfolgreich einsetzen zu können.

Mit der richtigen Strategie und den passenden Tools, wie der frends-Plattform, können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch den Weg für innovative, KI-gestützte Lösungen ebnen. Starten Sie Ihre KI-Reise jetzt und transformieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit uns!